IT-tools voor het Nieuwe Werken

Welke technologische hulpmiddelen zijn er om plaats- en tijdonafhankelijk te werken? Een volwaardig systeem bestaat uit tools voor asynchrone en synchrone communicatie.

Een eerste onmisbaar hulpmiddel is een documentmanagementsysteem. Dat maakt het uitwisselen van informatie tussen collega's mogelijk. Het bekendste is wellicht Sharepoint. Met Sharepoint centraliseert u documenten in een intra- of extranet, vanwaar ze asynchroon gedeeld kunnen worden. De laatste versie van elk document is op ieder moment beschikbaar voor iedereen met de juiste toegangsrechten. Een goede aanvulling op Sharepoint is Nomadesk, een veilig systeem om werknemers via hun thuiscomputer of een mobiel toestel als de iPad toegang te geven tot documenten. Nomadesk maakt altijd en overal werken, op eender welk toestel, mogelijk.

Unified communication en collaboration

Om volledig plaats- en tijdonafhankelijk te kunnen werken, heeft uw bedrijf ook een oplossing voor realtime unified communication en collaboration nodig. Een systeem dat geïntegreerd kan worden met Sharepoint, is Microsoft Lync. Het is de opvolger van Office Communicator en Live Meeting. Het biedt onder meer instant messaging en videoconferencing aan. Een sterke functionaliteit van Lync is de aanwezigheidsstatus ('presence'): gebruikers kunnen aangeven of ze beschikbaar zijn voor een meeting of gesprek. Ook weet u met welk communicatiekanaal u een gebruiker kan bereiken. Verder kunt u via Quality of Service bepaalde communicatiestromen prioriteit geven en bent u verzekerd tegen overbelasting van uw netwerk.

Gepersonaliseerd intranet

Alle functionaliteiten van Sharepoint en Lync kunnen aan een individuele gebruiker via MySite aangeboden worden. Deze gepersonaliseerde landingspagina maakt de oplossingen heel gebruiksvriendelijk en vervangt de klassieke intranetstartpagina. Gebruikers vullen MySite in met hun eigen informatie. Ze kunnen bijvoorbeeld naast vaardigheden en kennis de projecten vermelden waarvan ze eigenaar zijn, en die waaraan ze deelnemen. Andere gebruikers kunnen dan zoeken op al die informatie en zo snel de juiste personen in het bedrijf vinden.

Cloud en open source

Door Sharepoint, Lync, Outlook en telefonie te integreren, bouwt u een volledig systeem voor plaats- en tijdonafhankelijk werken op. Dat is een complexe oefening en niet voor elk bedrijf weggelegd. Voor kleinere organisaties is een cloudoplossing meestal geschikter. Voor deze cloudoplossingen betaalt u een tarief per persoon per maand. In Office 365 zijn Sharepoint en Lync al geïntegreerd. Een gratis oplossing, maar met minder mogelijkheden, is Google+. Het is geschikt voor het delen van documenten en realtime videoconferenties. Ook zijn er tal van opensource-oplossingen als Drupal en Wiki. Ook met deze tools kunt u —weliswaar op een beperkte manier— het Nieuwe Werken in uw bedrijf introduceren.

De tools van Telenet

Telenet neemt in het najaar van 2012 een geavanceerd platform voor unified communication en collaboration in gebruik. Het onderstaande schema toont de verschillende bouwstenen die in het systeem geïntegreerd zijn.

Klik hier om het schema te bekijken